Діловий лист є одним із основних інструментів комунікації в сучасному бізнесі. Воно використовується для обміну інформацією, встановлення контактів та укладання угод. Важливо знати, як правильно скласти діловий лист, щоб досягти своєї мети і справити гарне враження на адресата.
Перший крок у створенні ефективного ділового листа – визначити його мету та аудиторію. Чітке уявлення про те, що ви хочете досягти і кому ви пишете, допоможе вам сформулювати основні ідеї та вибрати відповідний тон та стиль письма.
Коли ви починаєте писати, важливо використовувати ясний та лаконічний виклад. Уникайте зайвої складності та недоречних термінів. Намагайтеся бути конкретним та об'єктивним, щоб інформація була зрозумілою та доступною для адресата.
Не забувайте про структуру листа. Введення має бути коротким, але інформативним, а основна частина – поділена на відповідні параграфи. Висновок повинен підбивати підсумки та містити контактну інформацію, якщо потрібно. Така структура допоможе адресату легко орієнтуватися у листі та швидко отримати потрібну інформацію.
| Елемент листа | Опис |
|---|---|
| 1. Адресант | Вказується ім'я, прізвище та контактні дані відправника листа |
| 2. Дата | Вказується точна дата надсилання листа |
| 3. Адресат | Вказується ім'я, прізвище та контактні дані одержувача листа |
| 4. Тема | Вказується короткий зміст листа |
| 5. Привітання | Привітання одержувача листа |
| 6. Вступ | Короткий опис причини написання листа |
| 7. Основна частина | Детальне розкриття теми листа, включаючи всі необхідні деталі та аргументи |
| 8. Висновок | Підсумовування основної частини та висловлення подяки адресату |
| 9. Прощання | Формальне прощання з адресатом |
| 10. Ім'я та прізвище відправника | Вказується ім'я, прізвище відправника |
| 11. Контактні дані відправника | Вказується телефон та електронна пошта відправника |
Як правильно оформляється діловий лист?
Технічні правила оформлення ділових листів
- Назва організації;
- її поштова адреса;
- ІПН компанії/організації;
- КПП компанії/організації;
- банківський ідентифікаційний код – БІК;
- номер банківського розрахункового рахунку:
- контактні дані;
- Адреса електронної пошти;
Що має бути у діловому листі?
Класична структура електронного ділового листа:
- Коротка вступна частина (причини та мета листи)
- Виклад суті питання (основна думка звернення)
- Заключна частина (заклик до дії / узагальнюючий висновок)
Що не можна писати у діловому листі?
Сленг та зменшувально-пестливі слова недоречні під час обговорення робочих питань. Тому ділове листування електронною поштою та в месенджерах не повинно містити таких слів, як «розмовник», «проблемка», «короче», «млинець» тощо. Також варто уникати таких фраз, як «Доброго дня доби», « Що стосується» і т.д.